最近拜讀了這Get the thing done這本書，這些焦慮是因為太多事未經安排、回顧、重新整理，導致分心生產力因而下降，焦慮感越趨嚴重。而知識工作者最需要確是大腦高效使用，卻花在這些無用的焦慮。這本書的重點不在於教你高超的時間管理技巧，卻是著重在消除你大腦裡無生產力的煩惱。
焦慮是由於缺乏控制力，組織管理、準備和行動不足所造成的。
— 大衛· 凱克奇（ David Kekich） 這本書裡基本概念，要使我們頭腦可以專注一件事，頭腦在三層次切換，但同時間只專注一層:
- 收集:清除頭腦記憶未完成工作
- 高層次思考:展開行動方針;
- 低層次行動:集中同類行動一起進行。
這跟傳統時間管理不一樣的地方，一般時間管理會叫你把事情以時間長短和重要性，兩象限去區分，直接排程，即使排程了，這些工作可能僅是未完成的材料，因為你沒先進行下一步行動的規劃，沒下一步行動，我們無法組織和管理的，只是做排程，更甚的一些不曉得怎麼進行的事項，因為'沒跨出第一步，會一直拖延。而我們的大腦會卻會自動對模糊的工作，不斷回顧，沒有下一步行動，心中不動盤旋懸而未決的想法，致使我們的頭腦無法淨空，卻右無助工作的進行，徒增焦慮而已。
因此洞察這些任務的目標和執行步驟的，是極為重要的，底下這句話形容的很好:
缺乏洞察力，生活就會拒絕你。無論是擦窗戶還是撰寫宏篇巨著都是如此。 Life is denied by lack of attention, whether it be to cleaning windows or trying to write a masterpiece.. (Nadia·Boulanger)
保持專注做一件事，可以增加效率，這是眾所皆知。但事情那麼多，不斷在腦子盤旋，如何保持專注?答案是把頭腦清空便是。我們的頭腦就是常會不自覺得想起，那些未完成旦未有明確執行步驟和成果，才會常常產生焦慮。
通常你大腦中盤踞問題的多少與其解決的效率成反比。 將一件事情切成更細微的步驟，並借助現代的管理工具記錄和追蹤，才能清空頭腦，每一步驟最好是10分鐘，這事前的步驟安排，其實不過1-2分鐘搞定，希臘古諺說的好：
開始便是行動的一半。
再大的任務及早開始切分要執行的行動是最首要工作，本書就是教你如何清空大腦，一個時間專注一件事，充分利用大腦的效能。
接著，切入主題如何管理這些工作。首先了解接收到的工作，到完成，分為五個階段：
- 收集：
收集一切引起我們注意力的事情 - 加工處理：
加工處理後，確定它們的實質以及解決方法 - 組織管理：
組織整理得出的結論 - 選擇方案：
把它們列為我們行動的選擇方案 - 行動：
這就構成了我們生活中的“橫向”管理層，隨時添加新事務。
氣完成這5 個階段的工作。
當他們坐下來“開列工作清單”時，大多數人試圖收集“最重要的事情”，並把它們按照重要程度和先後次序進行排序，然而，他們並沒有擬定任何具體的行動方案。變的很多是懸而未決，。它將時時刻刻地消磨你的精力，阻礙你富有成效地思考那些真正重要的事情。
GTD(Get the thing done)針對工作五大階段，用下圖的流程，縱向把Stuff=原料=工作，進行分類和往下展成行動，然後再橫向的排入我們日程表，讓我們的大腦完全淨空，時間到時可以專心的執行一件事，達到大腦高效工作。
上圖GTD的流程對應到工作五大階段：
1. 收集
Stuff是材料，也就是我們要在收集階段所收集的工作，放到工作籃裡，工作籃可以是書面的，也可以是Outlook的工作，也可能是email，email的話作者建議以outlook的收件夾，再多建幾個文件夾，像是@工作、@等待、專案，直接把email當成行動項目，在各個資料夾移動，因為email本文就含有參考資訊，不需太多加工，我們大腦看到就知道行動方案。
2. 加工處理
工作籃裝滿工作後，接著要清空之，也就是要變成下一步行動，但首先要判斷什麼是工作
3. 組織管理
是工作的判斷是
- 2分鐘行動：2分鐘以內的工作要立可作ˇ
- 等待：委託他人做，但要追蹤
- 延遲：移時無法完成的事，盡量快點做完
回顧工作中的6 個層次
A、5 萬英尺以上：生活
B、4 萬英尺：3~5 年的計畫
C、3 萬英尺：1~2 年的目標
D、2 萬英尺：責任範圍
E、1 萬英尺：當前的工作
F、跑道：目前的行動
5. 行動
行動階段即是選最佳方案，行動的決策過程以下幾類極有幫助：
1、選擇當前行動的4 個標準
記住，當你決策下一步行動方案時，是依據下面的4 個標準進行的：2、評估每日工作的3 個標準
1-1、環境
1-2、時間
1-3、精力
1-4、重要性
確立事情的先後順序，因為每天都會有突發事件
在一天的工作中，在任何一個時間點，你所下面的3 種活動之一：
2-1、處理預先明確的工作
2-2、處理隨時出現的新工作
2-3、安排下一步的工作。
3、回顧檢查的6 個層次
同前5 萬英尺等等..前面提到都橫向的計劃，垂直層面，即深層次地挖掘創造性的思維，這
其中每一個層次都應該不斷地提高，並與上一級一脈相承。換句話
說，所有的事宜應該在這個等級中自上而下地排列
達到成功境界最健康的方法，莫過於全面平衡地管理好各個層面的事
務。無論處於哪一層次，關鍵在於立即找出所有不完善的地方以及承
諾的責
因為所有的事情最終將受到高一級層面中重要問題的推動，因此，首
先比較高層面明確事務的優劣順序才是最為有效的方法
設置“重點區域”的目的在於確保所有的工作和下一步行動都得到
明確的界定，這樣一來，你可以恰到好處地管理各個責任範疇。
創造性地思考工作
將再一次精練和激勵我們制定計劃的過程。
計劃方面獲得改善並非那些高度精密複雜的工程和組織技術，例如:甘特圖
典型的策劃步驟
策劃步驟一般是：集思廣益、組織安排、召開會議以及搜集資訊。
產生消極情緒的來源
這種不良的情緒來源在哪呢？是因為承受了太多工嗎？不是，人們總
是有太多的事情要處理。如果你感覺不佳僅僅是由於事務繁多的超過
了你的接受的限度，那麼恐怕你永遠也無法擺脫這種感覺了。因此，
事情過多並非是引發消極情緒的根源，這種情緒來自於別處。
當某人單方面撕毀了與簽訂的協議時，你會怎麼樣想呢？他們告訴你
星期四下午4 點與你見面，而當約定的時間到了，他們即沒有出現，
也沒有打一個電話，這是一種什麼樣的感覺呢？我想必定是沮喪和失
望吧。當人們在生活中食言毀約時，他們為之付出的代價就是人際關
係中的信任感的瓦解，一種絕對負面的影響。
如果你的消極情緒來自於毀約，那有3 種方法來對付這種局面，消除
負面影響：
1、不簽訂協議
對付生活中未盡事宜的一方法就是乾脆的說“不”，或是降低標準
2、完成協議
利用 2分鐘原則可完成很多事
3、重新協商協議
重新排訂計劃，而不是撕毀契約
創造性地思考工作的秘訣
- 養成收集和自省的能力
- 下一步行動
一些懸而未決的工作，花10分鐘想下一步要如何做，會讓工作有進展，不會越來越被推延
領先的秘密在於開始行動。開始行動的秘密在於把複雜的大宗任務分
解成為可以操作的細小工作，然後開始實施第一項內容。
——馬克吐溫
那些聰明絕頂的人所列出的清單上，未解決和未決定的事情
總是高居榜首的。你可以想像自己走進了一家超市，在水果
蔬菜櫃檯前。面前是柑橘類水果的貨架——柑橘、柚子檸檬。現在你
看到了很多檸檬，旁邊還有切菜板和水果刀。你拿起一個檸檬，切
開，，聞一聞它的美味！，檸檬的汁水一滴一滴的往下流。好了，再
切一刀，這樣你手裏拿著四分之一的檸檬了，把這塊全部塞進你的嘴
裏，咬下去。才智過人的人具有比其他人更迅速、更容易突然興奮起來的能力
停止消極的想像總是能夠增強你的精力。 - 關注結果
生活中只存在兩個問題：
A、你知道你想要得到的東西，但你不知道應該如何獲取它；
B、你不知道你到底想要什麼。
如果這種說法是真實的（我認為是的），那麼，也就只存在著兩種解
決方法：
A、制定一個目標
B、促成這件事
MonkeyGTD中文版~中文化的GTD軟體~下載
http://magicdesign.blogspot.com/2007/11/monkeygtd-1010.html
這個軟體是寫成一個網頁，所以下載下來直接用IE等瀏覽器開，就可以開始用了。
[GTD]如何成為時間管理的黑帶高手 http://forum.palmislife.com/thread-69777-1-1.html
對GTD的書摘，查一下關鍵字GTD、43 folders，還有滿多不錯的文章，每個人寫的流程圖也都不錯。
另外也有針對gmail寫的GTD系統。
關於GTD的具體內容和方法~中文維基百科： http://zh.wikipedia.org/w/index.php?title=GTD&variant=zh-tw
維基這篇其實整理得滿好的，書中的重點都有了，關於『43文件夾』(43 folders)，也有很簡單明白的說明。
一張A4紙小冊子DIY: http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/13437078
A4紙小冊子和Gmail的GTD系統。
改善拖拖拉拉的原則： 用(10+2)*5法來對付惰性
http://blog.xuite.net/hahahaa/x/8940111
43Folder 原文
http://www.43folders.com/2005/10/11/procrastination-hack-1025
Wiki:GTD：http://zh.wikipedia.org/w/index.php?title=GTD&variant=zh-tw
現在做還來得及！」改變窮忙人生的３個練習 http://topic.cheers.com.tw/issue/2013/happiness/report4-1.aspx
第一名員工，靠這２５個好習慣http://www.cw.com.tw/article/article.action?id=5005249
針對 GTD 的「兩分鐘原則」，我們有一些心得供參考：
回覆刪除「待辦事項的兩分鐘原則（Two-Minute Rule）」
原文網址：http://www.liitrans.com/component/k2/item/2464-mgt15
不論是工作上或生活上，我們都經常需要同時處理許多項事務。如果要妥善管理，除了排定優先順序之外，也可以考慮使用「兩分鐘原則」（two-minute rule）。
「兩分鐘原則」由 David Allen 在 Getting Things Done 一書中所提出：「只要是能在兩分鐘之內完成的事務，都應該馬上進行。」
立言翻譯社的同事有時需要同時進行多個翻譯專案與公司發展專案（註 1），而在專案管理時會有許多待辦事項（註 2），這時我們就會運用「兩分鐘原則」。在實際運用後，我們認為「兩分鐘原則」有許多好處：
1. 立即執行，不會遺漏
2. 讓相關的人放心、無須追蹤
3. 節省記錄待辦事項的時間
4. 縮短待辦清單，降低管理成本
5. 無須思考優先順序，可節省腦力
6. 避免拖延，更有生產力
7. 基於以上好處，能夠更加放鬆，並專注在其他事務
以下針對幾種狀況說明：
1.
如果我們不論事情能多快完成（是否可以在兩分鐘內完成），一律都先記到待辦清單的話，那麼不但得花時間記錄，還會使得待辦清單越來越長，讓我們下次去檢查清單時，還得再次思考優先順序，來決定要先進行哪些事務。此外，我們也可能在檢查清單之前，就有人告訴我們某事務的完成期限已經過了。
2.
我們的事務多半不會只涉及自己，有時是其他人交辦的，有時是完成與否會對其他人有各種影響，所以先進行能在兩分鐘內完成的事務，也能讓相關的人馬上放心，讓他們不用再花心思去追蹤該事務的進度。
3.
「記錄」待辦事項的「記錄」也是一種Christine Liu 事務。雖然「記錄」不代表需要立即執行，但是「記錄」這件事情如果沒有馬上花個不到兩分鐘進行，那麼就會沒有可以追蹤的「紀錄」，所以很容易因為遺忘、被其他事情打斷等等因素，而使得本來該記錄的事務消失在腦海中，或者是忘記在期限內進行。
4.
以上的例子都跟遺忘、超過期限有關，如果一個工作者在管理自己事務時戰戰兢兢、戒慎恐懼，那麼運用「兩分鐘原則」便可以讓自己更放鬆，也因此可以更專注在其他事務上。
立言翻譯社的同事有很多時間管理的方法，而我們認為「兩分鐘原則」非常容易落實到工作上與生活上，而且所帶來的好處不但立即可見，也非常顯著。
註 1：關於立言翻譯社該職務的說明可參考「立言翻譯公司文化：鼓勵溝通與多元職務」：http://www.liitrans.com/culture 。
註 2：立言翻譯社的同事在決定待辦事項時，還會依照 Priority Matrix（優先順序矩陣）先判斷事務是否重要、是否緊急，以決定某事務是否需進行，以及進行的優先順序。可參考以下連結：https://en.wikipedia.org/wiki/Priority_Matrix 。